1. Pengertian Dan Ruang Lingkup Organisasi
A. Definisi
Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut.
· Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.
· James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
· Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
· Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.
Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup. Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.
Keterlibatan aktif dalam berpartisipasi, bukan hanya berarti keterlibatan jasmaniah semata. Partisipasi dapat diartikan sebagai keterlibatan mental, pikiran, dan emosi atau perasaan seseorang dalam situasi kelompok yang mendorongnya untuk memberikan sumbangan kepada kelompok dalam usaha mencapai tujuan serta turut bertanggung jawab terhadap usaha yang bersangkutan.
Unsur-unsur
1. Unsur pertama, bahwa partisipasi atau keikutsertaan sesungguhnya merupakan suatu keterlibatan mental dan perasaan, lebih daripada semata-mata atau hanya keterlibatan secara jasmaniah.
2. Unsur kedua adalah kesediaan memberi sesuatu sumbangan kepada usaha mencapai tujuan kelompok. Ini berarti, bahwa terdapat rasa senang, kesukarelaan untuk membantu kelompok.
3. Unsur ketiga adalah unsur tanggung jawab. Unsur tersebut merupakan segi yang menonjol dari rasa menjadi anggota. Hal ini diakui sebagai anggota artinya ada rasa “sense of belongingness”.
Jenis-jenis
Keith Davis juga mengemukakan jenis-jenis partisipasi, yaitu sebagai berikut:
1. Pikiran (psychological participation)
2. Tenaga (physical partisipation)
3. Pikiran dan tenaga
4. Keahlian
5. Barang
6. Uang
B. Ruang lingkup Organisasi
1. Ruang lingkup perilaku, yaitu meliputi :
· Etnis; dimana sebuah organisasi dapat berdiri/ di dirikan dan di dalamnya terdiri dari berbagai orang dari berbagai etnis/ suku bangsa.
· Gender; organisasi tidak hanya terbatas hanya pada laki- laki saja tapi perempuan juga memiliki hak dan peran yang sama dalam organisasi. Bahkan kini kaum Homoseksual yaitu Lesbian dan Gay telah mendapat pengakuan di dalam masyarakat. Meskipun di Indonesia kaum ini masih di anggap tabu namun tak dapat dipungkiri bahwa kaum ini ada dan berkembang di sekitar kita. Bahkan di berbagai Negara lain di dunia kaum ini telah diterima dan dilegalkan dalam ungang- undang.
· Latar belakang;
· Pendidikan;
· Motivasi; yaitu factor yang menjadi dorongan, motif seseporang dalam melakukan sesuatu.
Motivasi dibagi 2, yaitu :
§ Dorongan primer (Kelangsungan hidup organis)
§ Motif Dasar (Psikologis dan sosial)
Contoh motivasi/ dorongan orang bekerja karena:
Ø Kepastian (masa depan-kelangsungan kerja);
Ø Kesempatan (naik pangkat/dipromosikan);
Ø Peran serta (saran-saran/masukan dalam pengambilan keputusan);
Ø Pengakuan/penghargaan (prestasi kerja);
Ø Ekonomi (upah/gaji yang layak untuk hidup);
Ø Pencapaian (keberhasilan dalam pekerjaan);
Ø Komunikasi (mengetahui apa yang terjadi dalam organisasi);
Ø Kekuasaan (kewibawaan, dan mempengaruhi orang lain);
Ø Keterpaduan (bagian dari organisasi secara keseluruhan);
Ø Kebebasan (pribadi dan pendapat).
Kesimpulan
Keperluan (needs) -------- Keinginan (wants) memenuhi keperluan ---------tindakan (action) memenuhi keperluan ------- pencapaian tujuan (objektives)
Tidak semua keperluan (needs) dapat dipenuhi seorang diri untuk itu perlu Organisasi (Berorganisasi).
2. Ruang lingkup dari struktur organisasi, yaitu meliputi:
· disain bagan organisasi;
Tiga tipe Struktur/ bagan Organisasi:
1. Functional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan fungsinya masing-masing. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :
1. Fokus pada pembagian tugas berdasarkan fungsi bagiannya masing- masing
2. Komunikasinya menggunakan bottom-top communicationsehingga control atasan terhadap bawahan lebih mudah, sederhana, dan tidak berulang- ulang.
3. Masing- masing bagian cenderung hanya fokus pada bidang kerja masing- masing dan komunikasi antar bagian cenderung kurang terbuka
4. Pergerakan dan komunikasi tiap- tiap bagian masih tersekat- sekat.
5. Biasanya ditemukan pada organisasi- organisasi yang memproduksi barang
:: Functional Organization Structure ::
2. Project/Divisional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :
Ø Fokus pada pembagian berdasarkan proyek yang sedang dikerjakan
Ø Masing- masing kegiatan proyek mempunyai struktur sendiri, mulai dari pemimpin proyek sampai divisi- divisinya
Ø Komunikasi di dalam proyek lebih terkendali dan fungsi pengawasan pemimpin proyek terhadap proyeknya juga mudah
Ø Dibutuhkan lebih banyak SDA untuk masing- masing proyek
Ø Ada kemudahan dalam memasukkan konsultan luar (outsourcing) dalam pengerjaan proyek
Ø Setiap karyawan dituntut untuk mempunyai rasa tanggung jawab dan inisiatif yang tinggi
Ø Kurang cocok untuk organisasi yang membutuhkan banyak proses administrasi dan birokrasi
:: Project/Divisional Organization Structure ::
3. Matrix Organization Structure, yakni struktur organisasi gabungan dari Functional dan Projectized Structure Organization. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :
o Terdapat pembagian berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan
o Namun tetap menggunakan SDA dari tiap divisi yang kesemuanya secara bersama-sama menangani semua proyek
o Pemanfaatan SDA-nya efisien karena anggota mempunyai pekerjaan yang tetap walau proyek telah selesai
o Komunikasi dan sharing antar divisi lebih baik dibandingkan dengan tipe fungsional
o Ada keterlibatan stakeholder yang kuat
o Pembagian SDA harus jelas untuk setiap proyeknya, jangan sampai terjadi “rebutan SDA”
o Setiap anggota berkecimpung di setiap proyek yang ada, sehingga komunikasi mereka terhadap setiap atasannya yang notabene lebih dari satu bisa jadi membingungkan
Ada tiga sub dari tipe ini, diantaranya :
1. Weak Matrix => peran Manajer Proyek kuat, peran Manajer Fungsional lemah. Manajer Fungsional hanya sebagai penyedia SDA yang ada.
2. Balanced Matrix => peran Manajer Proyek dan Manajer Fungsional setara.
3. Strong Matrix => peran Manajer Proyek lemah, peran Manajer Fungsional kuat. Manjer Proyek hanya sebagai koordinator proyek.
:: Matrix Organization Structure ::
· Disain Tugas Dan Fungsi
a. Pembagian tugas (distribution of work), pembagian kerja (homogenetise assignment), departementasi (devisionisasi). Dasar pembagian kerja:
a. wilayah/territorial (propinsi, kabupaten, kecamatan, kodam, kodim dsb),
b. jenis produksi (mobil sedan, truk, jip, dsb),
c. langganan yang dilayani (penyakit dalam, kulit, paru-paru, mata, THT, perusahaan pemerintah, swasta, perorangan, dsb).
d. fungsi/rangkaian kerja (bagian pembelian, personalia, tata usaha, pemasaran, perundangan, tenun pemintalan, perajutan, pencelupan, dll),
e. Waktu (kelompok pagi, siang, dan malam),
f. Jasa yang diberikan (asuransi jiwa, kebakaran, dll),
g. Alat perlengkapan yang digunakan (STM mesin, listrik, sipil, perkapalan).
b. Pedoman pembagian kerja, sbb:
a. jumlah unit organisasi (semaksimal mungkin sesuai kebutuhan),
b. organisasi mempunyai fungsi bulat dan berkaitan satu sama lain,
c. pembentukan unit baru hanya dilakukan bila unit yang ada tidak tepat lagi menampung kegiatan yang sangat berbeda,
3. Ruang lingkup dalam proses, yaitu meliputi
· komunikasi,
yaitu suatu tindakan untuk berbagi informasi, gagasan, ataupun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat di dalamnya guna mencapai kesamaan makna.
Tindakan komunikasi dalam suatu organisasi berkaitan dengan pemahaman mengenai peristiwa komunikasi yang terjadi di dalamnya, seperti apakah instruksi pimpinan sudah dilaksanakan dengan benar oleh karyawan atau pun bagaimana karyawan/ bawahan mencoba menyampaikan keluhan kepada atasan, memungkinkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat tercapai sesuai dengan hasil yang diharapkan.
Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai komunikasi antar mausia yang terjadi dalam konteks organisasi.
Menurut Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai alur pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergabung satu sama lain.
Arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertical dan komunikasi horizontal.
Menurut Ronald Adler dan George Rodman, fungsi dari kedua arus komunikasi tersebut ialah:
1. downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang- orang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi kebawah ini adalah:
Ø pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
Ø penjelasan dari pimpinan mengenai mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)
Ø penyampaian informasi mengenai peraturan- peraturan yang berlaku (procedures and practices)
Ø pemberian motivasi pada karyawan agar bekerja lebih baik
2. upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.
Fungsi dari arus komunikasi ini adalah:
Ø penyampainai informasi tentang pekerjaan atau pun tugas yang telah dilaksanakan
Ø penyampaian informasi tentang persoalan pekerjaan yang tidak dapat dikerjakan atau diselesaikan oleh bawahan
Ø penyampaian keluhan dari bawwahan tentang dirinya sendiri atau tentang pekerjaannya.
3. Horizontal communication, yaitu tindakan komunikasi ini berlangsung di antar para karyawan atau bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsinya adalah:
Ø Memperbaiki koordinasi tugas
Ø Upaya pemecahan masalah
Ø Saling brbagi informasi
Ø Upaya pemecahan konflik
Ø Membina hubungan melalui kegiatan bersama
Proses komunikasi
Dalam dataran teoritis, kita dapat memahami komunikasi dari 2 perspektif, yaitu:
1. Perspektif kognitif
Menurut Colin Cherry, yang mewakili perspektif kognitif ialah pengunaan lambang- lambang (symbol) untuk mencapai kesamaan makna atau berbagi informasi tentang suatu objek atau kejadian.
2. Perspektif perilaku
Menurut BF. Skinner, dari perspektif perilaku memandang komunikasi sebagai perilaku verbal atau simbolik dimana sender berusaha mendapatkan suatu efek yang dikehendakinya pada receiver.
Menurut FX Dance menegaskan bahwa komunikasi adalah adanya suatu respon melalui lambang- lambang verbal dimana symbol verbal tersebut bertindak sebagai stimuli untuk mendapatkan respon
Fungsi komunikasi dalam organisasi ialah:
1. Fungsi informatif
Maksudnya, seluruh anggota berharap untuk memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.
Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota melakukan tugasnya dengan lebih pasti.
Missal, para manajer membutuhkan informasi dari bawahan untuk bahan dalam mengambil keputusan.
2. Fungsi regulatif
Berkaitan dengan peraturan- peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.
Ø Para manajer punya kewenangan untuk menyampaikan informasi berupa perintah pada bawahan
Ø Berkaitan dengan pesan. Berorientasi pada kerja. Artinya para bawahan membutuhkan kepastian tentang peraturan- peraturan pekerjaan yang boleh atau tidak boleh dilakukan.
3. Fungsi persuasif
Ada beberapa manajer yang lebih suka memberikan himbawan dari pada perintah, sebab pekerjaan yang dilakukan sukarela akan menghasilkan kepedulian lebih daripada ketika pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
4. Fungsi integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaannya dengan baik.
Baik melalui saluran formasl seperti penerbitan majalah di lingkungannya atau pun laporan, juga saluran komunikasi informal melalui perbincangan saat ,makan siang, rekreasi bersama atau pertandingan olahraga. Hal ini dimaksudkan agar menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam organisasi.
· Pengambilan Keputusan,
ada 4 metode dalam pengambilan keputusan, yaitu
1. kewenangan tanpa diskusi
sering digunakan oleh para pemimpin yang otokratik atau dalam kepemimpinan militer.
2. pendapat ahli
kadang- kadang seorang anggota organisasi dipandang ahli oleh anggota lain sehingga memiliki kekuatan atau kewenangan dalam mengambil keputusan.
3. kewenangan setelah diskusi
pengambilan keputusan ini dengan mempertimbangkan pendapat atau opini lebih dari satu anggota organisasi.
4. kesepakatan
kesepakatan terjadi bila seluruh anggota organisasi mendukung keputusan yang diambil.
Pemilihan tipe keputusan yang tepat itu tergantung pada:
Ø jumlah waktu yang ada dan dapat dimanfaatkan
Ø tingkat pentingnya keputusan yang diambil oleh kelompok/ organisasi
Ø kemampuan yang dimilki oleh pemimpin dalam mengelola kegiatan pengambilak keputusan tersebut.
· Evaluasi Prestasi Kerja,
yaitu melakukan evaluasi terhadap prestasi kerja para karyawan dengan menggunakan serangkaian tolok ukur tertentu yang objektif dan berkaitan langsung dengan tugas seseorang serta dilakukan secara berkala.
Adapun objek penilaiannya adalah;
Ø perilaku
seperti ketepatan waktu memberikan laporan, kesesuaian gaya kepemimpinan dan efektivitas serta efisiensi pengambilan keputusan, tingkat absensi.
Ø Sifat
Seperti rasa percaya diri, dapat diandalkan, mampu bekerjasama.
· Sosialisasi/ pola career plan.
2. Organisasi formal dan informal
Ada sebuah klasifikasi populer, organisasi-organisasi dibagi dalam:
1. Organisasi Formal
Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.
Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.
2. Organisasi Informal
Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.
Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.
Salah satu bagian penting organisasi adalah pengelompokkan informal dan hubungan-hubungan pribadi yang dapat lebih berpengaruh dibanding dengan hubungan formal seperti yang ditunjukkan bagan organisasi.
Argiyris mengemukakan empat bidang utama dimana bidang organisasi formal dan informal berbeda :
1. Hubungan-hubungan antar pribadi.
Hubungan-hubungan antar pribadi didalam organisasi formal digambarkan jelas, sedangkan dalam organisasi informal tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka.
2. Kepemimpinan.
Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih dalam informal.
3. Pengendalian perilaku.
Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman, sedangkan kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan.
4. Ketergantungan.
Karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, bawahan-bawahan lebih tergantung dari pada para anggota suatu kelompok informal.
Walaupun ada perbedaan tersebut adalah suatu kesalahan bila menganggap kelompok formal dan informal sebagai dua kesatuan organisasi yang terpisah. Keduanya hidup bersama dan tidak dapat dipisahkan setiap organisasi formal selalu mempunyai organisasi informal dan setiap organisasi informal brkembang dalam berbagai tinkatan formal.
Pembagian tersebut tergantung pada tingkat atau derajat terstruktur. Sesungguhnya pembagian yang disajikan merupakan wujud ekstrem, karena dalam kenyataan, tidak mungkin kita menjumpai organisasi yang formal sempurna, atau yang informal sempurna.
Organisasi-organisasi informal, dapat dialihkan wujudnya menjadi organisasi-organisasi formal. Hal itu apabila hubungan di dalamnya dan kegiatan-kegiatannya terumuskan dan terstruktur. Organisasi-organisasi formal dapat menjadi organisasi-organisasi informal apabila hubungan-hubungan yang dirumuskan dan terstruktur tidak dilaksanakan. Selanjutnya, diganti dengan hubungan-hubungan baru tidak terspesifikasi dan tidak dikendalikan.
3. Teori organisasi
Ilmu pengetahuan terdiri atas seperangkat teori dalam bidang tertentu. Teori berfungsi untuk membaca kenyataan empiris. Fakta empiris yang sama dapat diceritakan oleh beberapa orang dengan cara yang berbeda-beda sesuai dengan kacamata teori yang digunakan. Tanpa teori, buta tentang peristiwa empiris, sebaliknya tanpa berhadapan dengan peristiwa-peristiwa empiris, suatu teori lumpuh.
Teori organisasi adalah studi tentang bagaimana organisasi menjalankan fungsinya dan bagaimana mereka mempengaruhi dan dipengaruhi oleh orang-orang yang bekerja di dalamnya ataupun masyarakat di lingkup kerja mereka.
Juga merupakan suatu konsepsi, pandangan, tinjauan, ajaran, pendapat atau pendekatan tentang pemecahan masalah organisasi agar lebih berhasil dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan.
Masalah adalah segala sesuatu yang segala sesuatu yang ada hubungannya dengan kepentingan organisasi yang memerlukan pemecahan dan pengambilan keputusan. Dus masalah organisasi adalah memerlukan pemecahan dan pengambilan keputusan.
Ada banyak masalah yang dihadapi organisasi (kompleks) dan memerlukan pemecahan tersendiri sehingga muncul berbagai kajian untuk lebih memahami efektivitas organisasi.
Teori organisasi Muncul pada abad 19 dilatarbelakangi oleh Revolusi Inggris dan lahirnya perusahaan raksasa di Amerika Serikat.
Evoluasi Teori Organisasi Terdiri atas:
A. Teori Klasik
Ø Teori tipe organisasi (Birokrasi) oleh Max Weber (Sosiolog Jerman);
Ø Teori manajemen Ilmiah oleh Fredrick Winslow Taylor (Amerika);
Ø Teori administrative (prinsif-prinsif organisasi) oleh Henry Fayol (Prancis).
B. Teori Organisasi dan Manajemen Neo Klasik;
C. Teori modern;
D. Teori organisasi dan manajemen Jepang dan teori Z;
Golongan Teori Organisasi Modern (Prajudi Atmosudirdjo)
Ø Teori organisasi klasik;
Ø Teori organisasi hubungan antar manusia;
Ø Teori proses;
Ø Teori prilaku;
Ø Teori Sistema.
Macam Teori Organisasi (Amitai Etzioni)
Ø Teori klasik (Scientific management);
Ø Aliran hubungan manusia (human relations);
Ø Sistem pendekatan struktural;
Ø Teori pembuatan keputusan.
Macam Teori Organisasi (Wursanto, 2003:260-274)
Ø Teori organisasi klasik;
Ø Teori organisasi birokrasi;
Ø Teori organisasi human relations;
Ø Teori organisasi perilaku;
Ø Teori organisasi proses;
Ø Teori organisasi kepemimpinan;
Ø Teori organisasi fungsi;
Ø Teori organisasi pembuatan keputusan;
Ø Teori organisasi kontingensi.
Pendekatan Teori Organisasi (Harold Koontz dan Cyrill o’Donnell)
Ø Pendekatan pengalaman atau kasus (the empirical, or case approach);
Ø Pendekatan prilaku antar pribadi (the interpersonal behavior approach);
Ø Pendekatan perilaku kelompok (the group behavior approach);
Ø Pendekatan kerjasama sistem social (the cooperative social system approach);
Ø Pendekatan sistem teknik sosial (the sociotechnical system approach);
Ø Pendekatan teori keputusan (the decision theory-center approach);
Ø Pendekatan pusat komunikasi (the communication-center approach);
Ø Pendekatan operasi (the operational approach).
Kesimpulan:
Tidak ada satupun teori yang memiliki kebenaran mutlak. Masing-masing teori saling melengkapi.
1. Teori birokrasi
Birokrasi berhubungan dengan organisasi masyarakat yang disusun secara ideal. Birokrasi dicapai melalui formalisasi aturan, struktur, dan proses di dalam organisasi. Para teoritikus klasik seperti Fayol (1949), Taylor (1911), dan Weber (1948), selama bertahun-tahun telah mendukung model birokrasi guna meningkatkan efektivitas administrasi organisasi. Max Weber adalah sosok yang dikenal sebagai bapak birokrasi. Menurut Weber (1948), organisasi birokrasi yang ideal menyertakan delapan karakteristik struktural.
1. Aturan-aturan yang disahkan, regulasi, dan prosedur yang distandarkan dan arah tindakan anggota organisasi dalam pencapaian tugas organisasi. Weber menggambarkan pengembangan rangkaian kaidah dan panduan spesifik untuk merencanakan tugas dan aktivitas organisasi.
2. Spesialisasi peran anggota organisasi memberikan peluang kepada divisi pekerja untuk menyederhanakan aktivitas pekerja dalam menyelesaikan tugas yang rumit. Dengan memecah tugas-tugas yang rumit ke dalam aktivitas khusus tersebut, maka produktivitas pekerja dapat ditingkatkan.
3. Hirarki otoritas organisasi formal dan legitimasi peran kekuasaan anggota organisasi didasarkan pada keahlian pemegang jabatan secara individu, membantu mengarahkan hubungan intra personal di antara anggota organisasi guna menyelesaikan tugas-tugas organisasi.
4. Pekerjaan personil berkualitas didasarkan pada kemampuan tehnik yang mereka miliki dan kemampuan untuk melaksanakan tugas yang dibebankan kepada mereka. Para manajer harus mengevaluasi persyaratan pelamar kerja secara logis, dan individu yang berkualitas dapat diberikan kesempatan untuk melakukan tugasnya demi perusahaan.
5. Mampu tukar personil dalam peran organisasi yang bertanggung jawab memungkinkan aktivitas organisasi dapat diselesaikan oleh individu yang berbeda. Mampu tukar ini menekankan pentingnya tugas organisasi yang relatif untuk dibandingkan dengan anggota organisasi tertentu yang melaksanakan tugasnya-tugasnya.
6. Impersonality dan profesionalisme dalam hubungan intra personil di antara anggota organisasi mengarahkan individu ke dalam kinerja tugas organisasi. Menurut prinsipnya, anggota organisasi harus berkonsentrasi pada tujuan organisasi dan mengutamakan tujuan dan kebutuhan sendiri. Sekali lagi, ini menekankan prioritas yang tinggi dari tugas-tugas organisasi di dalam perbandingannya dengan prioritas yang rendah dari anggota organisasi individu.
7. Uraian tugas yang terperinci harus diberikan kepada semua anggota organisasi sebagai garis besar tugas formal dan tanggung jawab kerjanya. Pekerja harus mempunyai pemahaman yang jelas tentang keinginan perusahaan dari kinerja yang mereka lakukan.
8. Rasionalitas dan predictability dalam aktivitas organisasi dan pencapaian tujuan organisasi membantu meningkatkan stabilitas perusahaan. Menurut prinsip dasarnya, organisasi harus dijalankan dengan kaidah dan panduan pemangkasan yang logis dan bisa diprediksikan.
Model birokrasi telah menerima image publik yang buruk dalam beberapa tahun belakangan ini karena formalitas yang ekstrim dan kakunya organisasi birokrasi tersebut. Akan tetapi, dalam penerapannya di jaman modern seperti sekarang ini, “birokrasi dunia seringkali dijadikan untuk mengkritik kegagalan mengalokasikan kewenangan dan tanggung jawab , kaidah dan rutinitas yang kaku, kesalahan resmi, kinerja yang lamban, buck-passing, prosedur yang bertentangan dan arahan, duplikasi usaha, membangun kerajaan, terlalu banyak kekuasaan yang pegang oleh orang yang salah, pemborosan sumber daya, dan inertia” (Hick dan Gullett, 1975:128).
2. Teori administrasi
Teori ini dikemukakan oleh F.W. Taylor, dimana teori ini menyatakan bahwa organisasi mengandung 2 unsur, yitu;
1. Kegiatan industri, seperti:
· kegiatan technical ( produksi manufktur),
· kegiatan komersial
· financial (pencarian modal)
· kegiatan keamanan ( perlindungan terhadap asset perusahaan)
2. Kegiatan akuntansi yaitu kegiatan pencatatan rugi/laba dan manajerial.
3. Manajemen ilmiah (Scientific Manajement, 1911) oleh Fredrick Winslow Taylor (Amerika);
Ø Pembagian Kerja Berdasarkan Keterampilan (waktu dan tenaga dapat dihemat bila prinsif pembagian kerja diterapkan dalam produksi),
Ø Mempelajari kebiasaan kerja pegawai dan menganalisisnya;
Ø Seleksi pegawai secara ilmiah;
Ø Kerjasama antara pengawas dan pegawai;
Ø Pembagian tanggung jawab antara manajemen dan pegawai secara wajar.
Manajemen ilmiah:
(berhubungan dengan manajemen inisiatif dan insentif)
Ø Penghematan dalam mendidik pekerja yang magang dalam satu perusahaan;
Ø Penghematan dalam pemakaian material belajar;
Ø Menghemat waktu dan menghindari perpindahan tempat kerja;
Ø Menghemat waktu dalam tukar menukar alat kerja;
Ø Keterampilan dalam mengerjakan pekerjaan dengan sistem berulang;
Ø Dalam pembagian tugas pekerjaan, disarankan mengganti pekerjaan tangan manusia dengan mesin;
Kesimpulan:
Ø Menerapkan “one best way” dalam melaksanakan pekerjaan;
Ø Menyeragamkan cara melakukan pekerjaan dengan mempelajari gerak dan lamanya waktu yang dihabiskan untuk melakukan satu pekerjaan (time and motion studies);
Ø Melakukan seleksi pekerjaan sesuai dengan tugas khusus yang akan dilaksanakan dan pegawai dilatih secara efisien sebelum melaksanakan tugas;
Ø Upah/gaji dibayar berdasarkan potongan kerja yang telah diselesaikan (piece rate system) oleh seseorang dan bukan perkelompok kerja;
Ø Pegawai dirangsang untuk melampaui target yang telah ditentukan dengan cara memberikan bonus.
4. Teori neoklasik
Dikemukakan oleh Hugo Munstenberg, Chester I. Barnard, Argyris, Elton Mayo dkk.
Pendekatan:
Ø Teoritis dan Empiris.
Ø Human relations movement (pendekatan hubungan kemanusiaan), setiap orang berbeda, mempunyai keunikan tersendiri sesuai dengan keadaan, sikap, kepercayaan dan motivasi hidup masing-masing.
Ø Dalam bekerja, manusia tidak mungkin terlepas dari keunikan, tetapi akan mempengaruhi tindakan dan cara berfikir.
Ø Faktor yang mendekatkan orang satu sama lain adalah faktor kesamaan (daerah, kegemaran, profesi, kepercayaan dan ideologi).
Ø Keakraban hubungan akan terwujud dalam bentuk organisasi informal yang selalu membayangi organisasi formal.
Ø Dan seorang pemimpin harus menyadari dan memperhitungkan kehadiran organisasi informal dalam menganalisis masalah organisasi formal.
Elemen-Elemen:
Ø Indidvidu,
Ø Kelompok kerja (organisasi informal),
Ø Manajemen partisipatif,
Tujuan Dilaksanakan Human Relations:
Ø Kepuasan psikologis pegawai;
Ø Moral tinggi;
Ø Disiplin tinggi;
Ø Loyalitas tinggi;
Ø Motivasi tinggi.
Kesimpulan:
Teori ini berkaitan dengan human relation yang menekankan aspek psikologis dan sosiologis dari karyawan, adanya perluasan kerja, manajemen bottom up (setiap karyawan diperbolehkan untuk ikut berpartisipasi.
5. Teori organisasi modern (analisis sistem)
dikembangkan tahun 1950-an, dimana suatu organisasi merupakan suatu proses yang tersusun para individu saling mempengaruhi untuk berbagai tujuan.
Karakteristik Teori Modern:
Ø Kadang-kadang disebut analisis sistem organisasi,
Ø Mempertimbangkan semua elemen, organisasi,
Ø Memandang organisasi sebagai suatu sistem,
Ø Penyesuaian diri agar organisasi itu dapat bertahan lama dalam hidupnya, harus disesuaikan dengan perubahan lingkungannya,
Ø Organisasi dan lingkungannya harus dilihat sebagai sesuatu yang saling ketergantungan. Multidisiplin.
Kontributor Teori Modern:
Ø Alfred Korzybski, 1993, General Sementics (manusia hidup dalam tiga dunia yang berbeda, yaitu dunia peristiwa, dunia objek dan dunia simbol, menitik beratkan masalah bahasa dan komunikasi, topik: ringkasan, penyimpulan, kekakuan bahasa, lingkungan komunikasi, sifat kata-kata, dan pentingnya tanggapan),
Ø Mary Parker Follet, 1920-an (keseimbangan antara perhatian individu dan organisasi; mengerjakan sesuatu sebagai jalan keluar dalam suatu semangat kerja sama; kesadaran cita-cita sehingga setiap orang adalah bagian dari suatu kelompok; dan masyarakat; dorongan individu diterima tanpa mengorbankan kepentingan organisasi),
Ø Chester I. Barnard, 1938 (organisasi sebagai suatu sistem sosial yang dinamis; individu, organisasi, penyalur, dan konsumen merupakan bagian dari lingkungan organisasi; aspek organisasi formal dan informal),
Ø Norbert Wiener, 1948 (menemukan sibernetika=orang=pengemudi, pengendalian sistem pada pengaruh arus balik informasi; menunjang perkembangan komputer eletronik, penggunaan komputer dalam proses pengawasan, suatu sistem terdiri atas input, proses, output, arus balik, dan lingkungan),
Ø Ludwig Von Bertalanffy, (organisasi sebagai masalah yang utama bagi seluruh kehidupan; kedinamikan, sistem, interaksional multidimensional, multi level; suatu sistem dilihat sebagai suatu kumpulan dari bagian-bagian yang saling berhubungan; suatu organisasi dalam pandangan yang modern merupakan suatu sistem).
Sifat Teori Medern:
Ø Memandang suatu organisasi sebagai suatu sistem yang terdiri atas lima bagian pokok, yaitu: input, proses, output, arus balik, dan lingkungan,
Ø Kedinamisan,
Ø Multi Level dan Multi Dimensional,
Ø Multi Motivasi,
Ø Multi Disipliner,
Ø Despkriptif,
Ø Multi Variabel,
Ø Adaptif.
Kesimpulan:
· Merupakan perpaduan antara perencanaan dan pemenuhan kebutuhan
· Ada unsure departementalisasi, contoh departemen keuangan, depertemen SDM, departemen R&D, dll.
· Pembagian kerja sesuai dengan kelompok departemen
· Ada garis koordinasi antar departemen
· Ada rentang kendali antar departemen
4. Asas, fungsi dan tipe organisasi
a. Asas organisasi
Prinsip- prinsip organisasi
Berkaitan dengan pembentukan atau penyusunan suatu organisasi, maka perlu diperhatikan beberapa prinsip-prinsip atau asas organisasi. Diantaranya adalah:
· Perumusan Tujuan yang Jelas.
Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik itu secara fisik maupun non fisik.
· Pembagian kerja.
Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas akan pembagian kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan.
· Delegasi kekuasaan.
Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan telihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing unit kerja.
· Rentang kekuasaan.
Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan tersebut.
· Tingkat pengawasan.
Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun bawahan akan tercipta.
· Kesatuan perintah dan tanggung jawab.
Dengan tergambarnya struktur organisasi yang jelas maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula. Begitu juga dengan tanggung jawab dari orang yang memberikan delegasi (perintah) akan nampak.
· Koordinasi.
· Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi. Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan demikian tujuan suatu organisasi ini akan semakin cepat tercapai.
b. Fungsi Organisasi:
1. organisasi garis/ lini
yaitu bentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Cirri- cirri bentuk organisasi ini adalah organisasinya masih kecil, jumlah karyawannya sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.
Dalam tipe organisasi garis, kekuasaan berjalan secara langsung dari atasan kepada bawahan, langsung dari manajemen/manajer kepada orang-orang/pegawai, sampai setiap orang tercakup di dalamnya. Suatu perintah datang dari atasan kepada bawahannya dalam garis langsung. Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat garis wewenang, yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahannya. Semua bagian mulai dari pucuk pimpinan sampai yang terendah dihubungkan dengan suatu garis wewenang/komando. Setiap kepala bagian/departemen/divisi mempunyai tanggung jawab untuk melapor kepada bagian atau unit yang berada satu tingkat di atasnya. Bentuk organisasi garis/lini disebut juga bentuk lurus atau bentuk militer (military organization). Sistem ini adalah yang paling praktis, karena tata hubungannya sangat sederhana sekali. Dari Top Manajer sampai bawahan yang paling bawah, segala sesuatunya berlangsung menurut garis komando biasa, sehingga tidak ada kompleksitasi di dalam sikap pimpinan.
Pada sistem ini organisasi kantor dibagi dalam satuan-satuan yang bulat pada tingkat jenjang yang diperlukan. Kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dalam suatu garis lurus dari bagian puncak ke bagian terbawah dengan tanggung jawab yang paling besar (top manajer), dan makin berkurang atau kecil pada tingkat manajemen yang yang lebih rendah (pekerja). Masing-masing kepala satuan organisasi memegang wewenang bulat dan memikul tanggung jawab mengenai segala hal yang termasuk bidang kerja satuannya. Semua pegawai menerima perintah dan instruksi langsung dari pimpinan satuan serta mereka hanya bertanggung jawab kepadanya, arus wewenang dan tanggung jawab berjalan melalui saluran yang tunggal secara lurus dan vertikal, sehingga strukturnya sederhana.
Dalam sistem ini tentu saja pucuk pimpinan dan kepala-kepala bagian harus cakap, tangkas dan ahli dalam segala bidang urusan termasuk dalam bidang pekerjaannya .
Ciri-ciri organisasi lini.
1. Hubungan antara atasan dengan bawahan bersifat langsung yang dihubungkan suatu garis wewenang/komando
2. Struktur organisasi sederhana dan stabil
3. Jumlah pegawai sedikit, sehingga memungkinkan diantara mereka untuk saling mengenal
4. Masing-masing pimpinan unit/bagian mempunyai tanggung jawab dan wewenang penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada dalam unitnya
5. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan yang bersangkutan, sehingga dianggap mempunyai sumber kekuasaan tunggal
6. Tingkat spesialisasi biasanya belum begitu tinggi
7. Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil
8. Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)
Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah :
1. Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik
2. Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)
3. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan
4. Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat
5. Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan
6. Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi
7. Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat
8. Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.
9. Adanya penghematan biaya
10. Pengawasan berjalan efektif
Kelemahan-kelemahan organisasi garis
1.Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi
2. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri
3.Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).
4. Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri
5. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan
6. Kurang tersedianya saf ahli
2. organisasi garis dan staf
dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawan banyak. Staf yaitu orang yang ahli di bidang tertentu, tugasnya member nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.
Organisasi staf hanya mempunyai hubungan dengan pimpinan tertinggi. Bawahan hanya berfungsi memberikan bantuan untuk kelancaran tugas pimpinan.Staf tidak mempunyai garis komando kebawah. Didalam praktek, organisasi kantor yang murni menjalankan sistem/bentuk staf tidak ada, karena tidak ada pekerjaan kantor yang seratus persen terdiri atas pekerjaan pikiran saja. Bentuk ini biasanya sangat cocok bila digabungkan dengan bentuk organisasi lainnya.
3. Organisasi fungsional
Organisasi fungsional biasanya disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan. Pada tipe organisasi fungsional ini masalah pembagian kerja (spsialisasi) benar-benar diperhatikan. Pembagian kerja didasarkan pada spesifikasi, sehingga setiap pejabat hanya mengerjakan suatu tugas tertentu saja. Pimpinan tertinggi mendelegasikan wewenang kepada pimpinanpimpinan yang ada di bawahnya, kemudian sesuai spesialisasinya diteruskan kepada para pelaksana. Para bawahan/pelaksana akan mendapat perintah dari beberapa atasan yang masing-masing menguasai suatu keahlian khusus dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidang masing-masing.
Ciri-ciri organisasi fungsional :
a. Adanya pembidangan tugas yang jelas dan tegas
b. Spesialisasi pegawai dapat dikembangkan
c. Bawahan menerima perintah dari beberapa atasan
d. Koordinasi menyeluruh ada pada eselon atas
e. Koordinasi antara pegawai yang menjalankan tugas atau fungsi yang sama dapat dilakukan
Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasi fungsional :
a. Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal
b. Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masingmasing
c. Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan
d. Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib
e. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.
f. Pembidangan tugas menjadi jelas
Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional:
a. Pekerjaan seringkali sangat membosankan
b. Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
c. Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan
4. organisasi panitia
organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.
Keuntungan dari organisasi kepanitiaan :
a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci
b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil
c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu tim
Kelemahan–kelemahan dari organisasi kepanitiaan:
a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas
b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama
c. Kreativitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kolektivitas lebih dipentingkan.
5. organisasi lini dan staf
Dalam bentuk organisasi garis dan staf, asas kesatuan komando tetap ada. Wewenang dilimpahkan secara vertikal dari pimpinan tertinggi sampai kepada unit yang ada paling bawah. Para staf hanya bertugas memberikan bantuan, saran-saran dan pelayanan kepada pimpinan dalam mengambil keputusan atau kebijakan. Dipakai atau tidaknya saran dari staf tergantung keputusan pimpinan sendiri.
Diperlukan tenaga staf karena pada organisasi yang besar, pimpinan tidak mungkin dapat menguasai pekerjaan yang sangat luas, ia membutuhkan tenaga khusus sebagai penasehat ahli di bidang perkantoran.
Ciri-ciri organisasi garis dan staf :
1. Biasanya organisasi adalah besar, dan mungkin juga bersifat kompleks
2. Jumlah pegawai biasanya cukup banyak
3. Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak bersifat langsung
4. Terkadang pimpinan tidak mengenal semua karyawan/pegawainya. Mungkin pula diantaranya pegawai pun terjadi tidak saling mengenal
5. Banyak spesialisasi pekerjaan yang diperlukan dan digunakan secara maksimal
6. Kesatuan perintah tetap ada setiap atasan membawahi sejumlah pegawai tertentu.
7. Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang garis dan wewenang staf.
Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf:
1. Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.
2. Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana
3. Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.
4. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.
5. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.
6. Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya
7. Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.
8. Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli
Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi garis dan staf:
1. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat
2. Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal
3. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting
4. Pimpinan lini mengabaikan advis staf
5. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang
6. Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar
7. Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini
8. Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.
c. Tipe organisasi
1. Piramida mendatar (flat)
ciri-ciri :
a. Jumlah satuan organisasi tidak banyak sehingga tingkat-tingkat hirarki kewenangan sedikit
a. Jumlah satuan organisasi tidak banyak sehingga tingkat-tingkat hirarki kewenangan sedikit
b. Jumlah pekerja (bawahan) yang harus dikendalikan cukup banyak
c. Format jabatan untuk tingkat pimpinan sedikit karena jumlah pimpinan
elatif kecil.
2. Piramida terbalik
Organisasi piramida terbalik.salah satu unit dari tipe piramida. Piramida jumlah jabatan pimpinan lebih besar daripada jumlah pekerja. Organisasi ini hanya cocok untuk organisasi - organisasi yang pengangkatan pegawainya berdasarkan atas jabatan fungsional seperti organisasi-organisasi/lembaga - lembaga penelitian, lembaga- lembaga pendidikan.
3. Tipe Kerucut
ciri-ciri organisasi dari tipe kerucut :
a. Jumlah satuan organisasi banyak sehingga tingkat-tingkat hirarki/kewenangan banyak.
b. Rentang kendali sempit.
c. Pelimpahan wewenang dan tanggungjawab dapat dilakukan sampai kepada pejabat/pimpinan yang bawah/rendah.
d. Jarak antara pimpinan tingkat atas dengan pimpinan tingkat bawah terlalu jauh.
e. Jumlah informasi jabatan cukup besar.
5. Pengembangan organisasi
Pengembangan organisasi merupakan proses ternecana untuk mengembangkan kemampuan organisasi dalam kondisi dan tuntutan lingkungan yang selalu berubah, sehingga dapat mencapai kinerja yang optimal yang dilaksankan oleh seluruh anggota organisasi.
Sasaran utama pengembangan organisasi adalah :
· Peningkatan efektivitas organisasi suatu sistem yang terbuka.
· Mengembangkan potensi terpendam dalam diri tiap anggota organisasi menjadi kemampuan organisasi yang nyata.
· Intervensi keperilakukan dilaksanakan melalui kerjasama antara manajemen dengan para anggota organisasi untuk menentukan cara yang lebih baik demi tercapainya tujuan individu dalam organisasi dan tujuan organisasi secara keseluruhan.
Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
· Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat tentang permasalahan yang dihadapi oleh organisasi.
· Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi.
· Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.
· Mengandung nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.
· Menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi antara berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di suasana yang utuh.
· Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.
Bila selama ini kita hanya mengenal pembelajaran pada tingkat individu dan kelompok, maka perkembangan manajemen telah mengenal pembelajaran organisasi (learning organization), yang secara sederhana dapat diartikan sebagai : organisasi yang secara terus menerus melakukan perubahan diri agar dapat mengelola pengetahuan lebih baik lagi, memanfaatkan tekhnologi, memberdayakan sumber daya, dan memperluas area belajarnya agar mampu bertahan di lingkungan yang selalu berubah.
6. Kepemimpinan dan perilaku organisasi
a. Kepemimpinan
Pemimpin dan Kepemimpinan merupakan suatu kesatuan kata yang tidak dapat dipisahkan secara struktural maupun fungsional. Namun sebenarnya istilah pemimpin itu berbeda dari kepemimpinan.
Banyak muncul pengertian-pengertian mengenai pemimpin dan kepemimpinan, antara lain :
Ø Pemimpin adalah figur sentral yang mempersatukan kelompok (1942)
Ø Kepemimpinan adalah keunggulan seseorang atau beberapa individudalam kelompok, dalam proses mengontrol gejala-gejala social
Ø Brown (1936) berpendapat bahwa pemimpin tidak dapat dipisahkan dari kelompok, akan tetapi boleh dipandang sebagai suatu posisi dengan potensi tinggi di lapangan. Dalam hal sama, Krech dan Crutchfield memandang bahwa dengan kebaikan dari posisinya yang khusus dalam kelompok ia berperan sebagai agen primer untuk penentuan struktur kelompok, suasana kelompok, tujuan kelompok, ideologi kelompok, dan aktivitas kelompok.
Ø Kepemimpinan sebagai suatu kemampuan meng-handel orang lain untuk memperoleh hasil yang maksimal dengan friksi sesedikit mungkin dan kerja sama yang besar, kepemimpinan merupakan kekuatan semangat/moral yang kreatif dan terarah.
Tipe-tipe Kepemimpinan :
· Tipe Otokratik
Semua ilmuan yang berusaha memahami segi kepemimpinanotokratik mengatakan bahwa pemimpin yang tergolong otokratik dipandang sebagai karakteritik yang negatif.
Dilihat dari persepsinya seorang pemimpin yang otokratik adalah seseorang yang sangat egois. Seorang pemimpin yang otoriter akan menujukan sikap yang menonjolkan “keakuannya”, antara lain dalam bentuk :
Ø kecenderungan memperlakukan para bawahannya sama dengan alat-alat lain dalam organisasi, seperti mesin, dan dengan demikian kurang menghargai harkat dan martabat mereka
Ø pengutmaan orientasi terhadap pelaksanaan dan penyelesaian tugas tanpa mengkaitkan pelaksanaan tugas itu dengan kepentingan dan kebutuhan para bawahannya.
Ø Pengabaian peranan para bawahan dalam proses pengambilan keputusan.
Gaya kepemimpinan yang dipergunakan pemimpin yang otokratik antara lain:
§ menuntut ketaatan penuh dari para bawahannya
§ dalam menegakkan disiplin menunjukkan keakuannya
§ bernada keras dalam pemberian perintah atau instruksi
§ menggunakan pendekatan punitif dalamhal terhadinya penyimpangan oleh bawahan.
· Tipe Paternalistik
Tipe pemimpin paternalistik hanya terdapat di lingkungan masyarakat yang bersifat tradisional, umumnya dimasyarakat agraris. Salah satu ciri utama masuarakat tradisional ialah rasa hormat yang tinggi yang ditujukan oleh para anggiota masyarakat kepada orang tua atau seseorang yang dituakan.
Pemimpin seperti ini kebapakan, sebagai tauladan atau panutan masyarakat. Biasanya tiokoh-toko adat, para ulama dan guru. Pemimpin ini sangat mengembangkan sikap kebersamaan.
· Tipe Kharismatik
Tidak banyak hal yang dapat disimak dari literatur yang ada tentang kriteria kepemimpinan yang kharismatik. Memang ada karakteristiknya yang khas yaitu daya tariknya yang sangat memikat sehingga mampu memperoleh pengikut yang jumlahnya kadang-kadang sangat besar. Tegasnya seorang pemimpin yang kharismatik adalah seseorang yang dikagumi oleh banyak pengikut meskipun para pengikut tersebut tidak selalu dapat menjelaskan secara konkret mengapa orang tersebut dikagumi.
· Tipe Laissez Faire
Pemimpin ini berpandangan bahwa umumnya organisasi akan berjalan lancar dengan sendirinya karena para anggota terdiri dari orang-orang yang sudah dewasa yang mengetahui apa yang menjadi tujuan organisasi, sasaran-sasaran apa yang ingin dicapai, tugas apa yang harus ditunaikan oleh masing-masing anggota dan pemimpin tidak terlalu sering intervensi.
Karakteristik dan gaya kepemimpinan tipe ini adalah :
Ø pendelegasian wewenang terjadi secara ekstensif
Ø pengambilan keputusan diserahkan kepada para pejabat pimpinan yang lebih rendah dan kepada petugas operasional, kecuali dalam hal-hal tertentu yang nyata-nyata menuntut keterlibatannya langsung.
Ø Status quo organisasional tidak terganggu
Ø Penumbuhan dan pengembangan kemampuan berpikir dan bertindah yang inovatif diserahkan kepada para anggota organisasi yang bersangkutan sendiri.
Ø Sepanjang dan selama para anggota organisasi menunjukkan perilaku dan prestasi kerja yang memadai, intervensi pimpinan dalam organisasi berada pada tingkat yang minimum.
· Tipe Demokratik
Ø Pemimpin yang demokratik biasanya memandang peranannya selaku koordinator dan integrator dari berbagai unsur dan komponen organisasi.
Ø Menyadari bahwa mau tidak mau organisasi harus disusun sedemikian rupa sehingga menggambarkan secara jelas aneka ragam tugas dan kegiatan yang tidak bisa tidak harus dilakukan demi tercapainya tujuan.
Ø Melihat kecenderungan adanya pembagian peranan sesuai dengan tingkatnya.
Ø Memperlakukan manusia dengan cara yang manusiawi dan menjunjung harkat dan martabat manusia
Ø Seorang pemimpin demokratik disegani bukannya ditakuti.
Ciri- ciri pemimpin dan kepemimpinan yang ideal antara lain :
Ø Pengetahuan umum yang luas,
Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam hirarki kepemimpinan organisasi, ia semakin dituntut untuk mampu berpikir dan bertindak secara generalis.
Ø Kemampuan Bertumbuh dan Berkembang
Ø Sikap yang Inkuisitif atau rasa ingin tahu,
Merupakan suatu sikap yang mencerminkan dua hal: pertama, tidak merasa puas dengan tingkat pengetahuan yang dimiliki; kedua, kemauan dan keinginan untuk mencari dan menemukan hal-hal baru.
Ø Kemampuan Analitik,
Efektifitas kepemimpinan seseorang tidak lagi pada kemampuannya melaksanakan kegiatan yang bersifat teknis operasional, melainkan pada kemampuannya untuk berpikir. Cara dan kemampuan berpikir yang diperlukan dalah yang integralistik, strategik dan berorientasi pada pemecahan masalah.
Ø Daya Ingat yang Kuat,
Pemimpin harus mempunyai kemampuan inteletual yang berada di atas kemampuan rata-rata orang-orang yang dipimpinnya, salah satu bentuk kemampuan intelektual adalah daya ingat yang kuat.
Ø Kapasitas Integratif,
Pemimpin harus menjadi seorang integrator dan memiliki pandangan holistik mengenai orgainasi.
Ø Keterampilan Berkomunikasi secara Efektif,
Fungsi komunikasi dalam organisasi antara lain : fungsi motivasi, fungsi ekspresi emosi, fungsi penyampaian informasi dan fungsi pengawasan.
Ø Keterampilan Mendidik,
Memiliki kemampuan menggunakan kesempatan untuk meningkatkan kemampuan bawahan, mengubah sikap dan perilakunya dan meningkatkan dedikasinya kepada organisasi.
Ø Rasionalitas,
Semakin tinggi kedudukan manajerial seseorang semakin besar pula tuntutan kepadanya untuk membuktikan kemampuannya untuk berpikir. Hasil pemikiran itu akan terasa dampaknya tidak hanya dalam organisasi, akan tetapi juga dalam hubungan organisasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan di luar organisasi tersebut.
Ø Objektivitas,
Pemimpin diharapkan dan bahkan dituntut berperan sebagai bapak dan penasehat bagi para bawahannya. Salah satu kunci keberhasilan seorang pemimpin dalam mengemudikan organisasi terletak pada kemampuannya bertindak secara objektif.
Ø Pragmatisme,
Dalam kehidupan organisasional, sikap yang pragmatis biasanya terwujud dalam bentuk sebagai berikut : pertama, kemampuan menentukan tujuan dan sasaran yang berada dalam jangkauan kemampuan untuk mencapainya yang berarti menetapkan tujuan dan sasaran yang realistik tanpa melupakan idealisme. Kedua, menerima kenyataan apabila dalam perjalanan hidup tidak selalu meraih hasil yang diharapkan.
Ø Kemampuan Menentukan Prioritas,
Biasanya yang menjadi titik tolak strategik organisasional adalah “SWOT”.
Ø Kemampuan Membedakan hal yang Urgen dan yang Penting
Ø Naluri yang Tepat,
Kekampuannya untuk memilih waktu yang tepat untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu.
Ø Rasa Kohesi yang tinggi, “senasib sepenanggungan”, keterikan satu sama lain.
Ø Rasa Relevansi yang tinggi,
Pemimpin tersebut mampu berpikir dan bertindak sehingga hal-hal yang dikerjakannya mempunyai relevansi tinggi dan langsung dengan usaha pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi.
Ø Keteladanan seseorang yang dinilai pantas dijadikan sebagai panutan dan teladan dalam sikap, tindak-tanduk dan perilaku.
Ø Menjadi Pendengar yang Baik
Ø Adaptabilitas,
Kepemimpinan selalu bersifat situasional, kondisonal, temporal dan spatial.
Ø Fleksibilitas,
Mampu melakukan perubahan dalam cara berpikir, cara bertindak, sikap dan perilaku agar sesuai dengan tuntutan situasi dan kondisi tertentu yang dihadapi tanpa mengorbankan prinsip-prinsip hidup yang dianut oleh seseorang.
Ø Ketegasan
Ø Keberanian
Ø Orientasi Masa Depan
Ø Sikap yang Antisipatif dan Proaktif
b. Perilaku organisasi
Perilaku Organisasi adalah suatu disiplin ilmu yang mempelajari bagaimana seharusnya perilaku tingkat individu, tingkat kelompok, serta dampaknya terhadap kinerja (baik kinerja individual, kelompok, maupun organisasi).
Perilaku organisasi juga dikenal sebagai Studi tentang organisasi. Studi ini adalah sebuah bidang telaah akademik khusus yang mempelajari organisasi, dengan memanfaatkan metode-metode dari ekonomi, sosiologi, ilmu politik, antropologi dan psikologi. Disiplin-disiplin lain yang terkait dengan studi ini adalah studi tentang Sumber daya manusia dan psikologi industri serta perilaku organisasi.
Studi organisasi adalah telaah tentang pribadi dan dinamika kelompok dan konteks organisasi, serta sifat organisasi itu sendiri. Setiap kali orang berinteraksi dalam organisasi, banyak faktor yang ikut bermain. Studi organisasi berusaha untuk memahami dan menyusun model-model dari faktor-faktor ini.
Seperti halnya dengan semua ilmu sosial, perilaku organisasi berusaha untuk mengontrol, memprediksikan, dan menjelaskan. Namun ada sejumlah kontroversi mengenai dampak etis dari pemusatan perhatian terhadap perilaku pekerja. Karena itu, perilaku organisasi (dan studi yang berdekatan dengannya, yaitu psikologi industri) kadang-kadang dituduh telah menjadi alat ilmiah bagi pihak yang berkuasa. Terlepas dari tuduhan-tuduhan itu, Perilaku Organisasi dapat memainkan peranan penting dalam perkembangan organisasi dan keberhasilan kerja.
Ø Sejarah :
Meskipun studi ini menelusuri akarnya kepada Max Weber dan para pakar yang sebelumnya, studi organisasi biasanya dianggap baru dimulai sebagai disiplin akademik bersamaan dengan munculnya manajemen ilmiah pada tahun 1890-an, dengan Taylorisme yang mewakili puncak dari gerakan ini. Para tokoh manajemen ilmiah berpendapat bahwa rasionalisasi terhadap organisasi dengan rangkaian instruksi dan studi tentang gerak-waktu akan menyebabkan peningkatan produktivitas. Studi tentang berbagai sistem kompensasi pun dilakukan.
Setelah Perang Dunia I, fokus dari studi organisasi bergeser kepada analisis tentang bagaimana faktor-faktor manusia dan psikologi mempengaruhi organisasi. Ini adalah transformasi yang didorong oleh penemuan tentang Dampak Hawthorne. Gerakan hubungan antar manusia ini lebih terpusat pada tim, motivasi, dan aktualisasi tujuan-tujuan individu di dalam organisasi.
Para pakar terkemuka pada tahap awal ini mencakup:
Perang Dunia II menghasilkan pergeseran lebih lanjut dari bidang ini, ketika penemuan logistik besar-besaran dan penelitian operasi menyebabkan munculnya minat yang baru terhadap sistem dan pendekatan rasionalistik terhadap studi organisasi.
Pada tahun 1960-an dan 1970-an, bidang ini sangat dipengaruhi oleh psikologi sosial dan tekanan dalam studi akademiknya dipusatkan pada penelitian kuantitatif.
Sejak tahun 1980-an, penjelasan-penjelasan budaya tentang organisasi dan perubahan menjadi bagian yang penting dari studi ini. Metode-metode kualitatif dalam studi ini menjadi makin diterima, dengan memanfaatkan pendekatan-pendekatan dari antropologi, psikologi dan sosiologi.
Ø Keadaan bidang studi sekarang
Perilaku organisasi saat ini merupakan bidang studi yang berkembang. Jurusan studi organisasi pada umumnya ditempatkan dalam sekolah-sekolah bisnis, meskipun banyak universitas yang juga mempunyai program psikologi industri dan ekonomi industri pula.
Bidang ini sangat berpengaruh dalam dunia bisnis dengan para praktisi seperti Peter Drucker dan Peter Senge yang mengubah penelitian akademik menjadi praktik bisnis. Perilaku organisasi menjadi semakin penting dalam ekonomi global ketika orang dengan berbagai latar belakang dan nilai budaya harus bekerja bersama-sama secara efektif dan efisien. Namun bidang ini juga semakin dikritik sebagai suatu bidang studi karena asumsi-asumsinya yang etnosentris dan pro-kapitalis (lihat Studi Manajemen Kritis)
Ø Tantangan bisnis yang akan datang
1. Masalah: Meningkatnya produktivitas tenaga kerja. Tantangan bisnis ke depan adalah bagaimana menciptakan keunggulan bersaing dan mempertahankan kesinambungan bisnis sehingga tuntutan peningkatan produktivitas kerja menjadi suatu keharusan. Upaya peningkatan produktivitas kerja diantaranya melalui perubahan perilaku.
2. Peningkatan keahlian tenaga kerja. Keahlian dinyatakan dalam 3 bentuk: keahlian berkonsep, keahlian teknis dan keahlian teknologi.
3. Menurunnya tingkat kesetiaan karyawan
4. Respon atas era globalisasi (hilangnya batas waktu dan ruang), yakni globalisasi ekonomi dan globalisasi perusahaan.
5. Budaya keanekaragaman tenaga kerja.
6. Munculnya peniru temporer, yakni terdapat pergantian karena adanya persaingan sehingga daur hidup produk semakin singkat. Untuk itu produk yang jenuh membutuhkan inovasi-inovasi, salah satunya dengan cara menaikkan tingkat ketrampilan.
7. Peningkatan kualitas pelayanan, produk, dan layanan purna jual.
8. Tuntutan dalam beretika bisnis.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar